چک لیست نمایشگاه؛ از برنامه‌ریزی تا اجرا

برای ایجاد آگاهی از برند و یا توسعه ارتباطات تصمیم به شرکت در نمایشگاه گرفته‌اید؟ چک لیست نمایشگاه همان چیزی است که به آن نیاز دارید. این چک لیست تمامی اقدامات اولیه و مهم برای حضور موفق در یک نمایشگاه را به شما یادآوری می‌کند.

چرا نمایشگاه

نمایشگاه‌ها به عنوان یکی از مهمترین رویدادهای فرهنگی و تجاری جهان، نقش بسیار حیاتی در ارتقاء فرهنگ، اقتصاد و ارتباطات بین المللی ایفا می‌کنند. اهمیت نمایشگاه‌ها به ابعاد متعدد از جمله نمایش خدمات و محصولات جدید، ارتقاء بازاریابی و فروش، ایجاد فرصت‌های شبکه‌سازی، تبادل تجارب نوآورانه، بیان مسائل و تحقیقات پیشرفته و ترویج تعاملات فرهنگی بین المللی می‌پردازد. بنابراین شرکت در نمایشگاه‌های مهم و مرتبط با حوزه فعالیت شما راهی ارزشمند برای بازاریابی و توسعه برند و ایجاد روابط موثر خواهد بود. شرکت در نمایشگاه هزینه‌بر خواهد بود؛ پس می‌بایست برای کوچک‌ترین جزئیات آن از پیش برنامه‌ریزی داشت. یک برنامه‌ریزی استراتژیک، شانس شما را در دستیابی به اهداف فروش و بازاریابی در نمایشگاه افزایش می‌دهد.

چک لیست نمایشگاه چیست

چک‌ لیست نمایشگاه به شما کمک خواهد کرد تا تمامی موارد برنامه‌ریزی و اجرا به منظور حضور در نمایشگاه را در نظر داشته باشید. موارد قرار گرفته در چک‌ لیست نمایشگاه، در دو بخش اصلی برنامه‌ریزی و اجرا تقسیم‌بندی می‌شوند. این موارد همچنین از نظر زمانی به سه بخش پیش از نمایشگاه، در حین نمایشگاه و پس از نمایشگاه زمان‌بندی می‌شوند. ما در آژانس تبلیغاتی پالادیوم تمامی اقدامات و روند‌های لازم را برای داشتن یک تجربه موفق در نمایشگاه به همراه جزئیات آن مطالعه کرده‌ایم و این اطلاعات به شکل یک چک لیست نمایشگاه در اختیار شما قرار خواهد گرفت، این چک لیست را در انتهای مقاله می‌توانید دانلود کنید.

بخش اول؛ پیش از نمایشگاه

پس از این‌ که تصمیم گرفتید به عنوان مجموعه شرکت‌کننده در نمایشگاه حاضر شوید؛ لازم است چگونگی اجرای موارد زیر را از پیش برنامه‌ریزی کنید. این موارد می‌بایست اولویت اول را در چک لیست نمایشگاه داشته باشند.

اجاره غرفه نمایشگاهی

لازم است که پس از تصمیم‌گیری درباره مساحت و موقعیت غرفه، اجاره آن را در سریع‌ترین زمان ممکن نهایی کنید. نرخ‌های اولیه اجاره نیز معمولا ارزان‌تر خواهد بود.

طراحی غرفه و غرفه‌سازی

طراحی، ساخت و تحویل غرفه بسته به وسعت و جزئیات به کار رفته در آن، ممکن است بیش از ۶۰ روز طول بکشد. داشتن یک غرفه جذاب و طراحی اصولی آن، می‌تواند به درخشش مجموعه شما در نمایشگاه کمک کند؛ پس حتما برنامه‌ریزی برای آن باید در چک‌ لیست نمایشگاه شما قرار بگیرد.

تجهیزات و لوازم نمایشگاهی

مبلمان داخل غرفه و تجهیزات دکور باید حداقل دو هفته پیش از شروع نمایشگاه اجاره یا خریداری شوند. مسئول خریداری، جزئیات مورد نظر و برآورد هزینه نیز می‌تواند در این بخش از چک لیست نمایشگاه قرار بگیرد.

استراتژی بازاریابی

تدوین استراتژی بازاریابی باید اولویت و اهمیت زیادی در چک‌ لیست نمایشگاه داشته باشد. شناسایی مشتریان احتمالی، تمرکز روی یک محصول یا خدمت خاص و دعوت از مشتریان فعلی می‌تواند بسیار مفید و موثر واقع شود. ارسال پیام دعوت از طریق ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت نیز روش خوبی برای این مورد به حساب می‌آید. تبلیغات محیطی در نمایشگاه، رادیو نمایشگاه و کتابچه نمایشگاه نیز فرصت خوبی است تا مخاطبین شما از حضور شما در نمایشگاه باخبر شوند.

حمل‌ونقل، نصب و برق‌رسانی غرفه

حمل‌ونقل تجهیزات موردنیاز برای نمایشگاه و انبار‌کردن آن‌ها نیاز به هماهنگی دارد. برای نظم بیشتر و عدم ایجاد وقفه، خوب است از پیش، این مورد با مسئول مربوطه نمایشگاه هماهنگ شود. همچنین برای برق‌رسانی، نصب تجهیزات و برپایی غرفه خصوصاً غرفه‌های بزرگ‌تر ، می‌بایست از قبل با مسئولین مربوطه نمایشگاه هماهنگ کرد.

تیم نمایشگاه

توجه به این مورد در چک‌ لیست نمایشگاه یعنی انتخاب از بین افراد واجد شرایط و مسلط به امور نمایشگاهی، بسیار بر عملکرد مجموعه شما در نمایشگاه موثر خواهد بود. ارتباط با بازدیدکنندگان، هماهنگی جلسات، رصد اتفاقات مهم و رسیدن به اهداف تعیین شده برای نمایشگاه بر عهده‌ تیم نمایشگاه خواهد بود. تهیه لباس فرم و هماهنگی برای هتل و بلیط پرواز (اگر نمایشگاه در شهر یا کشور دیگری باشد) نیز از موارد زیرمجموعه تیم نمایشگاه در چک‌ لیست نمایشگاه به شمار می‌رود.

امکانات غرفه و اقلام مورد نیاز

غرفه باید امکانات اولیه شامل اینترنت وای-فای، تجهیزات صوتی و تصویری و اقلام نوشت‌افزار را دارا باشد. همچنین تیم نمایشگاه باید مجهز به کارت ویزیت، بروشور و کاتالوگ باشد تا در صورت نیاز برای تکمیل اطلاعات به مراجعین و بازدیدکنندگان داده شود. تمامی اقلام موردنیاز می‌بایست در چک‌ لیست نمایشگاه ذکر شده باشد تا چیزی از قلم نیافتد!

بخش دوم؛ در حین نمایشگاه

چراغ‌های سالن نمایشگاه روشن شده و بازدیدکنندگان در حال بازدید از غرفه‌ شما و شرکت‌های رقیب هستند. در  شروع برگزاری نمایشگاه، اقدامات پیش رو به شما کمک می‌کند تا در این رویداد به خوبی دیده شوید. در این زمان، برنامه‌ریزی و اجرای یک سری موارد حیاتی نیز باید در چک لیست نمایشگاه لحاظ شود تا همه چیز طبق برنامه قبلی پیش برود.

بررسی غرفه

مورد اول در این بخش از چک‌ لیست نمایشگاه، بررسی چیدمان غرفه و تجهیزات می‌باشد. از قرارگیری درست هرچیز در جای خودش مطمئن شوید. اتصالات را چک کنید، لیست لوازم مورنیاز را بررسی کنید، هیچ چیز نباید فراموش شده باشد. در صورت نقص فنی یا کسری اقلام موردنیاز، مسئول غرفه را باخبر کنید.

رصد نمایشگاه و جمع‌آوری اطلاعات

همه چیز را با کوچک‌ترین جزئیات یادداشت کنید؛ کسانی که به بازدید از غرفه می‌آیند، میهمانان، جلسات و … .

این مورد از چک لیست نمایشگاه به شما کمک می‌کند تا مخاطبین هدف خود را بهتر بشناسید و پس از نمایشگاه نیز بتوانید به راحتی با آن‌ها در ارتباط باشید. در نمایشگاه معمولاً دفترچه یا فرم‌های مخصوصی برای ثبت این اطلاعات به کار می‌رود.

امنیت و نظافت غرفه

برقراری امنیت و نظافت مداوم غرفه، به غرفه‌داران و بازدیدکنندگان حس آرامش می‌دهد. به شدت به این موضوع در چک لیست نمایشگاه اهمیت بدهید و مسئولیت آن را در اولویت قرار دهید.

پذیرایی از بازدیدکنندگان

پذیرایی از میهمانان، نباید فراموش شود. چای، قهوه و یا نوشیدنی‌های خنک می‌تواند گزینه خوبی برای پذیرایی باشد. مسئولیت این مورد و لوازم پذیرایی را از قبل چک کنید.

بخش سوم؛ پس از نمایشگاه

نمایشگاه به کار خود پایان داده، اما این به معنی پایان کار شما نیست. پیگیری، ارزیابی و رصد نتایج نمایشگاه در این مرحله بسیار مهم است. سری اقدامات لازم در این مرحله از چک لیست نمایشگاه شما را به اهداف نهایی خود از شرکت در نمایشگاه نزدیک‌تر می‌کند.

پیگیری سرنخ‌ها

تیم نمایشگاه می‌بایست پس از جمع‌آوری اطلاعات بدست‌آمده از نمایشگاه و ارزیابی نتایج، آن را در اختیار تیم فروش و بازاریابی قرار دهند تا پیگیری‌های لازم انجام شود.

نظرسنجی

به طور کلی عملکرد مجموعه در نمایشگاه را از تیم نمایشگاهی جویا شوید؛ همچنین از آن‌ها برای بهبود عملکرد در رویداد‌های آینده راهکار بخواهید. همچنین نظرسنجی از بازدیدکنندگان می‌تواند عملکرد شما در نمایشگاه را به خوبی نشان دهد. این مورد به این دلیل حائز اهمیت است که می‌توان به هنگام تحلیل خروجی نمایشگاه از اطلاعات آن استفاده کرد.

بازاریابی پس از رویداد

طبق نقشه قبلی، برنامه خود را برای قراردادن سرنخ‌های جدید در یک بازاریابی هدفمند پس از نمایشگاه دنبال کنید. این برنامه باید مخاطب و مشتریان را مطمئن سازد که تجربه مثبت و موثری با شما خواهند داشت.

تجزیه و تحلیل

آخرین مورد از چک‌ لیست نمایشگاه، شما را به هدف نهایی خود یعنی موفقیت در نمایشگاه می‌رساند. پارامتر‌هایی همچون تعداد بازدید، فروش، سرنخ‌ها و عملکرد کلی در نمایشگاه را با بودجه‌ی صرف‌شده مقایسه کنید. با رصد این آمار و ارقام می‌توانید تخمین بزنید که تا چه اندازه در نمایشگاه موفق بوده‌اید و شرکت در نمایشگاه تا چه اندازه برای شما موثر بوده است. و در نهایت برای نمایش بهتر در نمایشگاه و رویداد‌های بعدی، پیشنهادات را لحاظ کنید.

جمع‌بندی

بسته به حوزه نخصصی فعالیت مجموعه شما و عنوان نمایشگاه، یک سری موارد به چک لیست نمایشگاه حذف و یا اضافه خواهند شد. ما با استفاده از مقالات معتبر، توصیه‌ افراد متخصص در بازاریابی و تجربه ی چندین ساله خود در نمایشگاه‌ها؛ قالب آماده چک لیست نمایشگاه را با در نظر گرفتن اقدامات لازم و اصلی در اختیار شما عزیزان قرار داده‌ایم. فایل چک لیست نمایشگاه را می‌توانید از طریق لینک زیر دانلود کنید.

همچنین اگر برای حضور موثر در نمایشگاه تخصصی حوزه فعالیت خود نیاز به مشاوره داشتید، با مشاوران امور نمایشگاهی پالادیوم تماس برقرار کنید. برای رزرو وقت مشاوره رایگان می‌توانید با شماره ۰۹۰۳۲۳۴۱۰۰۶ تماس بگیرید.